Johtaja joutuu sammuttamaan tulipaloja aina silloin tällöin. Jos se on kuitenkin kokopäivätyötä eikä tittelisi ole palopäällikkö, kannattaa kehittää johtamista sekä rakenteita, joissa työ tehdään. Muuten tulipalot vievät huomion siltä, mihin organisaatiosi parhaimmillaan pystyy.
Mitä johtaminen on parhaimmillaan?
Johtaminen on parhaimmillaan sellaisten systeemien rakentamista, jotka mahdollistavat ihmisten hyvän työn tekemisen. Hyvät systeemit auttavat myös havaitsemaan palot silloin, kun ne ovat vielä pieniä eivätkä hallitsemattomia. Tämä on ennakoimista, mutta ei ennustamista.
Ero on johtamisen kannalta olennainen:
-
Ennustamisessa pyrimme tietämään etukäteen, mitä tapahtuu. Se toimii, kun syyt ja seuraukset ovat tunnettuja eli toimintaympäristö on ennustettavampi.
-
Ennakoinnissa rakennamme kyvykkyyttä huomata muutokset ajoissa ja reagoida niihin ennen kuin pieni ongelma kasvaa isoksi tai aika ajaa hyvän tilaisuuden ohi. Ennakointi toimii myös silloin, kun tulevaisuutta ei voi tietää tarkasti tai näkyvyys eteenpäin on lyhyempi.
Dave Snowdenin Cynefin-viitekehyksen näkökulmasta kompleksisissa tilanteissa syy ja seuraus näkyvät usein vasta jälkikäteen. Siksi kompleksisessa toimintaympäristössä paras suoja ei ole tarkempi ennuste vaan jaettu tilannekuva, joka auttaa koko organisaatiota näkemään savun ennen tulipaloa.
Rakenteet ja ratkaisut, jotka auttavat huomaamaan ja ennalta ehkäisemään alkavat palot helpommin
-
Johtoryhmä toimii yhdessä ”palokuntana”, eikä joukkona yksittäisiä sankarijohtajia: osaoptimointi johtoryhmässä on yksi yleinen tulipalojen syy, joka on ratkaistavissa yhdessä.
-
Selkeät roolit, vastuut ja päätösoikeudet: ihmiset tietävät, mitkä asiat he voivat ratkaista itse ja mihin tarvitaan muiden osallistumista tai lupaa
-
Säännöllinen ja rehellinen tilannekuvan jakaminen johtoryhmässä ja tiimeissä.
-
Luottamuksen jatkuva rakentaminen: myös huonot uutiset uskalletaan kertoa ajoissa eikä vasta pakon edessä, kun niitä ei voi enää piilotella
-
Pieniin kokeiluihin ja testeihin kannustaminen, jolloin organisaatio oppii nopeammin muutostilanteissa eikä lamaannu savua havaitessa.
Mitä jatkuva tulipalojen sammuttaminen maksaa?
Jos organisaatio joutuu keskittämään suurimman osan huomiostaan tulipaloihin, sille ei jää aikaa ja energiaa hyödyntää parhaita mahdollisuuksiaan. Jos johtaja joutuu sammuttamaan kaikki palot omakätisesti, organisaatio ja ihmiset eivät kasva.
Liiallisen tulipalojen sammuttamisen kustannus näkyy harvoin yksittäisinä menetyksinä. Se kasautuu pikkuhiljaa itseään vahvistavana kierteenä
-
Johtajasta itsestä tulee sammuttajana pullonkaula, kun hänen täytyy ottaa kantaa joka asiaan.
-
Tämä nakertaa luottamusta johtoon, koska ihmiset kokevat, että heidän pätevyyteensä ei luoteta.
-
He oppivat odottamaan, että joku muu (johtaja) sammuttaa tulipalon, eivätkä kehitä uusia ratkaisumalleja tai toimi aloitteellisesti.
-
Yhä useampi tulipalo päätyy johtajan työpisteelle ja kalenteri täyttyy ”kiireellisestä tekemisestä”
-
Ihmiset ja liiketoiminta eivät kasva; organisaation parhaat mahdollisuudet jäävät käyttämättä, tilanne pahenee tulipaloksi, jota johtaja yrittää yksin sammuttaa.
Ilmiö korostuu erityisesti kasvuvaiheessa. Kun organisaatio ylittää ensin noin kymmenen ja myöhemmin kolmenkymmenen ihmisen koon, perustajan tai toimitusjohtajan tapa ratkaista kaikki itse lakkaa skaalautumasta. Se, mikä aiemmin oli vahvuus, alkaa jarruttaa kasvua.
Miksi hyvä johtaja on lopulta sytyttäjä eikä sammuttaja?
Hyvä johtaja ei usein olekaan lopulta organisaation paras sammuttaja, vaan sytyttäjä: hän sytyttää ihmisten toivon, innostuksen ja luottamuksen. Kun ne syttyvät, ihmiset huomaavat ja ratkaisevat pieniä paloja itse, ja johtajan huomio vapautuu mahdollisuuksiin.
Sytyttäminen alkaa usein siitä, että ihmiset pääsevät käyttämään parhaita puoliaan. Siksi tuloksellinen ihmisten johtaminen perustuu vahvuuksiin eikä heikkouksien jatkuvaan paikkaamiseen.
Reflektioharjoitus
Kirjaa kahden viikon ajan kaikki tulipalot ylös, joita sammutit. Käy sitten läpi seuraavat kysymykset:
-
Kuinka suuri osa työviikostasi meni tulipalojen sammuttamiseen?
-
Mistä kukin tulipalo johtui?
-
-
Roolien ja vastuiden epäselvyydestä
-
Epäselvästä yhteisestä tilannekuvasta
-
Luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden puutteesta?
-
Funktioiden välisen yhteistyön puutteesta
-
Jostain muusta, mistä?
-
-
-
Mitkä palot toistuivat kerta toisensa jälkeen?
-
Mitkä palot sammutin, vaikka joku muu olisi voinut tehdä sen?
-
Miten systeemi, rakenteet ja yhteistyö luovat tätä ongelmaa yhä uudelleen?
-
Miten systeemiä, rakenteita ja yhteistyötä tulisi tämän pohjalta muuttaa?
-
Mihin käyttäisit ajan, joka vapautuisi tulipalojen sammuttamisesta?
Mihin tarttuisit, jos palot eivät enää vaatisi sinun aikaasi ja energiaasi?
Jos huomisesta alkaen yksikään tulipalo ei enää tarvitsisi sinua, mihin käyttäisit vapautuvan ajan? Vastaus kertoo usein, mihin organisaatiosi seuraava kasvuaskel mahdollisesti kannattaa suunnata. Juuriharjan johtoryhmä- ja tiimivalmennuksissa rakennamme yhdessä rakenteita ja yhteistyötä, joiden ansiosta johtajan aika vapautuu innostuksen, luottamuksen ja merkityksen sytyttämiseen.
Varaa maksuton keskusteluaika ja pohditaan yhdessä, mitkä palot organisaatiossanne toistuvat ja mitä niiden taakse kannattaa rakentaa.
Antero Ojanaho
Executive Coach
Usein kysytyt kysymykset
Miten tunnistan, että minusta on tullut ”palopäällikkö” ja sammuttamisesta kokopäivätyötäni?
Samat ongelmat toistuvat usein, päätökset odottavat vain sinua ja merkittävälle strategiselle työlle varattu aika lykkääntyy viikosta toiseen.
Mitä ennakointi tarkoittaa käytännössä arjen johtamisessa?
Se tarkoittaa rakenteita sekä systeemejä, joiden avulla mahdollisuudet, muutokset ja ongelmat huomataan ajoissa: selkeitä vastuita, jaettua tilannekuvaa ja vahvaa luottamusta, jossa myös huonot uutiset kerrotaan.
Miten tulipalojen sammuttaminen liittyy eettiseen johtamiseen?
Useat palot kehittyvät hiljaisuudessa käyttäen vaikenemista polttoaineena: ongelmat havaitaan niiden ollessa pieniä, mutta kukaan ei uskalla nostaa niitä yhteiseen keskusteluun. Eettinen johtaminen rakentaa organisaatioon kulttuuria, jossa savusta kerrotaan ajoissa ja vaikeatkin asiat käsitellään avoimesti hyvissä ajoin.
Saako johtaja enää sammuttaa paloja ollenkaan?
Totta kai ja pitääkin, kun tilanne sitä vaatii. Vastaus ei ole ehdoton kyllä - ei, vaan kysymys on suhteesta: sammuttamisen tulee olla poikkeus, ei koko työnkuva. Ei oikea palopäällikkökään sammuta tulipaloja koko aikaa, vaan pyrkii esimerkiksi ennalta ehkäisemään onnettomuuksia, kehittämään toimintatapoja sekä ammattilaisten pätevyyttä. Hänkin on lopulta sytyttäjä.
