Ilmoituskanavan hyödyntämisen aste heijastaa monessa kohdassa organisaation valintoja ja käytänteitä. Laadimme yksinkertaisen työkalun oman organisaation valintojen arviointiin ja kunnianhimon asteen mittaamiseen. Voit käydä kysymykset läpi ja arvioida, missä kohdin asteikkoa teillä ollaan kunkin valinnan osalta. Tämä on myös hyvä työkalu keskustelussa johtoryhmän sekä ilmoitusten käsittelijöiden tiimin kesken.
1. Millainen ilmoituskanava valitaan brändin näkökulmasta?
Onko fokuksessa ollut kulujen minimointi? Kunhan jonkunlainen “nitoja” löytyy, ei sen niin väliä, minkälainen kokemus käytöstä tulee ilmoittajalle, ilmoitusten käsittelijälle ja tutkijalle, tai millaista viestiä ilmoituskanava yleisesti henkii. Eli onko kanavan brändi organisaation omaa brändiä vahvistava vai ei?
Tyyliltään ja maineeltaan brändiämme
heikentävä - - - - - - - - - - - vahvistava.
2. Kenelle ilmoittaminen mahdollistetaan?
Osa organisaatioista on päätynyt mahdollistamaan ilmoittamisen vain vakituisille työntekijöilleen. Tällä toteutustavalla organisaatio kertoo, että se ei halua tietää, jos sen sidosryhmäläiset näkevät väärinkäytöksiä esimerkiksi organisaation asiakas- tai sidosryhmärajapinnassa. Viesti on vahva, kun samalla luovutaan oikeudesta vastaanottaa ja tutkia näitä mahdollisia väärinkäytöksiä sisäisesti.
Ilmoittaminen mahdollistetaan
vakituiselle henkilöstölle - - - - - myös ulkoisille sidosryhmille.
3. Mistä kanava löytyy?
Kuinka helppoa sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien on löytää kanava? Tästä näkee erilaisia toteutuksia: verkkosivujen etusivusta lukemattomien klikkausten päähän piilotettuun ilmoituskanavaan. Ilmoituskanavan laittaminen julkisille verkkosivuille ja helposti löydettäväksi kertoo, että organisaatio on kiinnostunut tietämään, jos jossakin sen toiminnoissa on ongelmia.
Ilmoituskanavamme löytyy
verkkosivujen etusivulta - - - - - - - monen klikkauksen päästä.
4. Ketkä käsittelevät ja tutkivat ilmoituksia?
Ilmoitusten käsittelijöiden pitää lain mukaan olla sekä päteviä tehtäväänsä, että riippumattomia. Valitaanko vastuulliseen tehtävään yksi henkilö, jonka tiedetään olevan johdolle uskollinen, tuli mitä tuli? Vai turvataanko prosessi niin, että valitaan 2-4 soveltuvaa henkilöä, jotka pystyvät tekemään tutkintaa ammattimaisesti, käsittelemään vaikeitakin asioita maltilla sekä työskentelemään vaitiolovelvollisuuttaan kunnioittaen vaikeissakin tilanteissa? Ja jotka ennen kaikkea muodostavat ryhmän, joka uskaltaa tutkia ne vaikeatkin asiat.
Ilmoituksiamme käsittelevät:
yksi henkilö, jolla ei todellisia mahdollisuuksia tutkia vaikeita asioita - - - - tiimi, joka on toimintakykyinen vaikka joku heistä joutuisi jääväämään itsensä
yksi henkilö, jolla ei todellisia mahdollisuuksia tutkia vaikeita asioita - - - - tiimi, joka on toimintakykyinen vaikka ilmoitus koskisi ylintä johtoa
asiaan perehtymättömät henkilöt - - - - tutkintaan koulutetut henkilöt, joiden osaamista päivitetään vuosittain.
5. Missä sävyssä kanavasta viestitään?
Miten ilmoituskanavasta ja sen käyttöönotosta kerrotaan? Mitä viestitään siitä, miksi kanava on otettu käyttöön? Onko painopiste lain velvoitteessa ja siitä johtuvassa pakossa? Vai kuvataanko pikemminkin sitä, miksi organisaatiolle on tärkeää toimia eettisesti ja vastuullisesti varmistaen samalla, että kaikilla on turvallinen mahdollisuus nostaa esille väärinkäytöksiä seurauksia pelkäämättä?
Viestintämme sävy on:
kyseessä lakisääteinen ("turha") kanava - - - - tärkeä työkalu eettisen ja vastuullisen toimintatavan varmistamiseen
6. Mistä asioista ilmoittaminen mahdollistetaan?
Tukeudutaanko lain minimivelvoitteeseen ja mahdollistetaan ilmoittaminen vain ja ainoastaan niistä teemoista, jotka ilmoittajansuoja kattaa?
Mahdollistamme ilmoittamisen
lain luettelemista teemoista - - - - - - kaikista väärinkäytöksistä.
7. Miten kerrotaan ilmoituskynnyksestä?
Tukeudutaanko lain minimivelvoitteeseen ja mahdollistetaan ilmoittaminen vain ja ainoastaan vakavuusasteeltaan lain kuvaamista rikoksista? Vai hyödynnetäänkö ilmoituskanavaa niin, että halutaan tietoa kaikista väärinkäytöksistä, jotka organisaatiossa havaitaan? Ja jos tietoa ei uskalleta muuten tuoda esille, ilmoituskanavaa tarjotaan turvallisena vaihtoehtona asian esille nostamiseen? Keskitien vaihtoehtona olisi esim. ilmoituskynnyksen määrittely omien eettisten periaatteiden rikkomisen tasolle.
HUOM. Emme suosittele, että ilmoituskanavaa käytetään yleisenä palautekanavana. On hyvä, että kanava on keskittynyt nimenomaan väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Laki ilmoittajansuojasta tuo siinä määrin velvoitteita ilmoitusten käsittelyyn, että kaikenlaisen palautteen käsittely kanavan kautta tuo turhaa raskautta prosessiin.
Ilmoituskynnyksemme on sanoitettu niin, että
vain rikoksista voi ilmoittaa - - - - - - aina voi ilmoittaa, jos epäilee väärinkäytöstä.
Toistuvat valinnat rakentavat kulttuurin
Missä päässä jatkumoja teidän valintanne näyttävät pääosin olevan? Toistuvat valinnat ja tyypilliset ratkaisut kertovat organisaation toimintakulttuurista ja arvoista. Vastauksenne kertovat nykytilastanne ja vähintäänkin viime vuosien asenteestanne sekä kehittämisen mahdollisuuksistanne.
Jos toistuvasti valitsitte oikean laidan ratkaisuja eli yli lain vaatiman minimin, onneksi olkoon. Vaikuttaisi siltä, että teillä on jo jonkin aikaa haluttu tehdä asioita oikein, mennä reilusti riman yli. Vuosien mittaan toimintatapa on kerryttänyt teille sekä sosiaalista, rakenteellista että taloudellista pääomaa, ja mahdollistaa yhä kunnianhimoisemman tavoiteasetannan myös kasvun suhteen.
Jos toistuvasti valitsitte minimivaihtoehdon, voi olla paikallaan miettiä, millä keinoin voisitte rakentaa ja vahvistaa riskienhallintaa, toimintanne kestävyyttä eli resilienssiä. Mitkä voisivat olla niitä askeleita, jotka veisivät teitä kohti parempaa työnantaja- ja asiakaskokemusta? Minkä tyyppiset ensiaskeleet olisivat teille osuvia rakennuspalikoita sosiaalisen, rakenteellisen että taloudellisen pääoman kerryttämiseksi?
Nousiko mieleesi kysyttävää? Ota yhteyttä - autan mielelläni.
- Erika Heiskanen
Whistleblowing-asiantuntija, partner
