Juuriharja on tehnyt Kirkon Ulkomaanavun (KUA) kanssa yhteistyötä pitkään mm. globaalin johdon foorumien fasilitoinnissa. Tässä blogissa käydään läpi organisaation kehittämisprosessia, jossa kesken prosessin siirryttiin täysin etätyöskentelyyn.
KUA ja toimintaympäristö
Vuonna 1947 perustettu Kirkon Ulkomaanapu on Suomen suurin kansainvälisen avun järjestö. KUAssa työskenteli vuoden 2018 lopussa liki 500 henkilöä 15 eri maassa, useimmiten sota-alueilla ja hauraissa maissa.
KUAn visio on maailma, jossa kaikki yhteiskunnat ovat sopeutumiskykyisiä ja oikeudenmukaisia ja niissä toteutuu jokaisen oikeus rauhaan, laadukkaaseen koulutukseen ja kestävään toimeentuloon. KUAn strategiana on keskittää toiminta maailman hauraimpiin ja haasteellisimpiin toimintaympäristöihin. KUA on saanut ensimmäisenä organisaationa Suomessa kansainvälisen, laatua ja vastuullisia toimintatapoja arvioivan CHS-standardin (Core Humanitarian Standard). Riippumattomat tarkastajat arvioivat KUAn toimintaa vuosittain.
Toiminnan jatkuvan kasvun organisointi
Jatkuva kasvu on synnyttänyt tasaisin väliajoin tarpeen tarkastella toimintaa uusin silmin ja etsiä uusia tapoja organisoitua. Tällainen hetki tunnistettiin jälleen alkuvuodesta 2020 ja KUAn kansainvälisentyön johtajien Tomi Järvisen ja Marja Jörgensenin kanssa lähdimme yhdessä miettimään, millaisen prosessin avulla löydettäisiin uusi malli.
Prosessi käynnistettiin haastatteluilla, joissa etsittiin organisaation sujuvuuksia sekä pullonkauloja. Yhteenvetona tunnistettiin, että työn virtausta voidaan parantaa, johtamisen resurssia kannattaa suunnata priorisoidummin ja kenties lisätä, sekä joidenkin yksiköiden kokoa on hyvä tarkastella uudelleen. Sovittiin myös, että tarkastellaan, minkä tekeminen voidaan kenties lopettaa.
Jokaisen työpajan ja palaverin alussa kerrattiin aina yhteinen suuri päämäärä: mahdollisimman tehokkaan ja sujuvan tuen järjestäminen maatoimistoille ja sitä kautta avunsaajille. Ratkaisua haettiin koko organisaation näkökulmasta, ei oman työn tai itsen näkökulmasta.
Työpajoissa tunnusteltiin ja jäsennettiin eri ratkaisuvaihtoehtoja ja niiden seurauksia. Välitehtävinä tuotettiin lisää ehdotuksia, joita vedettiin yhteen ja jatkokäsittelyyn taas seuraavaa työpajaa varten. Kaikki kysymykset eivät olleet helppoja käsitellä, mutta yllättävän sujuvasti saatiin ratkottua ennakoidusti vaikeitakin kysymyksiä. Työpajoissa haettiin arvostavaa, avointa, rehellistä, kuuntelevaa ja psykologisesti turvallista työskentelyilmapiiriä. Se mahdollisti laadukkaan keskustelun.
Mikä auttoi onnistumaan
- Se auttoi, että konsulttina olit meille ennestään tuttu ja maine oli hyvä heidänkin korvissaan, jotka eivät olleet sinua ennen tavanneet, Tomi toteaa. Sait nopeasti kiinni siitä, mitä ollaan hakemassa ja autoit meitä pysymään asiassa. Jossain kohdin olisit saanut vielä voimakkaamminkin haastaa meitä ajattelemaan uudella tavalla, väliintulosi olivat hyviä, Marja jatkaa. Kokonaisuutena uudet näkökulmat, jäsentynyt tapa edetä ja rauhallinen, kohti käyvä ote olivat tärkeitä.
Työskentelyn vaihtaminen etätyöskentelyksi
Kesken kaiken siirryimme hyvin lyhyellä varoitusajalla työskentelemään verkon yli. Miten se vaikutti?
- Se kävi todella sujuvasti, se ei selvästikään ollut ensimmäinen etätyöpaja. Työskentely oli todella hyvin suunniteltua ja ohjattua. Etänä saimme jopa enemmän aikaan kuin kasvokkain, kun mm. ryhmiin siirtyminen tapahtui napin painalluksella ja palaaminen ryhmistä samoin. Asioiden työstäminen yhteiselle alustalle oli helppoa ja eteneminen oli systemaattista. Työskentely tuntui hyvältä.
Prosessissa saatiin paljon aikaiseksi ja kokonaisrakenne on nyt valmis. Tästä on hyvä jatkaa yksityiskohtien hiomista.
