Miten jatkuva etätyö vaikuttaa työyhteisöön? Missä vaiheessa huomasit kaipaavasi työkavereita ja kokouspullia? Mistä asioista on nyt hyvä sopia?
Etätyö vaikuttaa meihin eri tavoin. Siinä missä tietotyössä työn tehokkuus, uusien asioiden oppiminen ja keskittymisrauha on kenties parantunut, on sosiaalinen kanssakäyminen ja työergonomia vastaavasti romahtanut. Itsensä johtamisesta, työn rytmittämisen ja aikaansaamisen taidoista on tullut keskeisiä työelämätaitoja. On hyvä kuitenkin muistaa, etteivät pelkät yksilölliset taidot riitä työelämässä etenemiseen. Erityistä huolta monet kantavat yhteenkuuluvuuden tunteen, hyvinvoinnin turvaverkkojen ja innovaatiokyvyn heikentymisestä.
Yhteenkuulumisen tarve on yksi keskeisistä psykologisista perustarpeistamme. Voimme paremmin ja olemme tehokkaampia, kun saamme kannustusta ja rohkaisua ajatteluumme ympärillämme olevilta. Työyhteisön vuorovaikutuksen kautta myös rakennamme osan identiteettiämme, kehitymme ammattilaisina ja ihmisinä.
"Yhteistyön pitää nyt tiivistyä. Tästä ei meillä kukaan tule selviämään yksin tulevaisuuteen."
Vaikka olemme siirtyneet etätöihin kotikonttoreille, työyhteisön ja sen vuorovaikutuksen merkitys ei ole kadonnut mihinkään. Vain osana isompaa kokonaisuutta onnistumme tekemään töitä mielekkäällä, merkityksellisellä tavalla ja koemme saavamme aikaiseksi jotakin arvokasta. Käsillämme olevat epävarmat ajat lisäävät yhteisen ajattelun tarvetta. Kuten yksi asiakkaamme totesi: ”Yhteistyön pitää nyt tiivistyä. Tästä ei meillä kukaan tule selviämään yksin tulevaisuuteen.” Epävarmassa tilanteessa haluamme kuulua porukkaan, ja olla samassa veneessä. Adam Travisin mukaan, olemme kyllä samassa myrskyssä, mutta satumme olemaan eri veneissä.
"We are all in a same storm, we just happen to be on different boats." - Adam Travis
Yhteisen, merkityksellisen tavoitteen löytäminen
Epävarmuuden keskellä katse pitää suunnata eteenpäin. Kun tämä vaihe päättyy, tilalle on tullut jotain uutta. Yhtä tärkeää on pitää katse myös pallossa. Mitä olemme tekemässä ja miksi. Johtajilta ja esihenkilöiltä tämä vaatii lyhyen ja pitkän tähtäimen tavoitteiden ymmärtämistä, erottamista ja jatkuvaa viestimistä. On osattava mahdollistaa onnistumisen kokemukset nyt ja samalla hahmottaa tulevaa maalia. Tiimiläisten taas on löydettävä kyky johtaa itseään niin, että näkee päivittäin oman osuutensa yhteisestä työstä, vaikka muita tiimin jäseniä ei näy eikä kuulu ympärillä. Virtuaalinen työskentely ei voi muuttua riman hipomiseksi tai toisaalta liian kovaksi mailan puristamiseksi.
Yhdessä ajattelu synnyttää sitoutumista, joka johtaa tavoitteelliseen ja tehokkaaseen toimintaan. Työyhteisön on löydettävä ja pidettävä kiinni tavoitteistaan. On kehitettävä uusia ratkaisuja ja toimintamalleja arjessa eteen tuleviin yllättäviin haasteisiin. Samalla hyvinvoinnillemme tärkeät osallisuuden ja toimijuuden tunteet vahvistuvat.
Kuuluminen - uudet osallisuuden tavat
Etätyö ja erityistilanteen säännöt muuttavat kohtaamisia. Ei voi noin vain kurkistaa sermin yli, hakea yhtä aikaa kahvia tai jakaa tietoa ja varmistua sen ymmärtämisestä kulkemalla läpi toimiston. Tiedon jakamiseen, toisten auttamiseen ja osallisuuden kokemuksiin on panostettava erikseen.
Olemme tähän mennessä oppineet – hyvin tai paremmin - hallitsemaan etätyötyökalut ja niiden kamera- ja mikrofoniasetukset, mutta vielä on tehtävää. Etäkokouksiin tarvitaan laatua ja vaihtelua. Tuore, nyt myös tutkimustieto, vahvistaa arkikokemuksen havaintoa siitä, että videoiden käyttö parantaa olennaisesti virtuaalista vuorovaikutusta. Etäyhteydessä suoran katsekontaktin avulla vuorovaikutuksen laadussa päästään jopa läsnäkohtaamisten tasolle. Lyhytkin katsekontakti vuorovaikutuksen alussa lisää osallistujien rehellisyyttä toisiaan kohtaan jopa kilpailullisissa pelitilanteissa. (Jonne Hietanen 2020). Ryhmätapaamisten yhteydessä riittääkin, että videoita pidetään päällä kokoontumisen alussa, oman puheenvuoron kohdalla sekä tärkeissä yhteisissä jakamishetkissä.
Hyvässä virtuaalivuorovaikutuksessa korostuvat normaalit hyvän vuorovaikutuksen perussäännöt entistä selvempinä.
Kuuntelu, ymmärrys ja empatia on osattava sanallistaa. Jokaiselle olisi tarjottava mahdollisuus rauhassa tuoda omia ajatuksiaan ja näkökulmiaan esiin. Hyvät kysymykset vievät asioita eteenpäin.
Esimies virtuaalifasilitoijana
Esimiehet vertailevat omia etäkokouksiaan ”radioselostajan työhön”, jossa johdettavat ovat asettautuneet yleisön rooliin. Kun tiedetään, että monissa yrityksissä liiketoiminta ja strategiat joudutaan tässä ajassa uudistamaan perusteellisesti, on selvää, että paraskaan puhe ei yksin tempaa ihmisiä uudistusten aalloille surffaamaan. Tarvitaan vuorovaikutusta, yhdessä ajattelua, muutosten hahmottamista ja sisäistämistä, jotta oman toiminnan ja energian voi suunnata uuteen. On myös osattava luopua ja ”poisoppia” nopeaan tahtiin. Tekee kipeää.
Ihmisten aktivointi ja osallistaminen vaatii esimieheltä tavallista enemmän vaivaa jo valmisteluvaiheessa.
Hyödyllistä on:
- Laatia kokoukseen kellontarkka suunnitelma, vaikka sitä joutuisi lennosta muuttamaankin.
- Hyvien kysymysten miettiminen jo etukäteen
- Muutamaa yksinkertaista fasilitointitekniikkaa ja digitaalista yhteistyöalustaa käyttämällä omat kokoukset saavat aivan uutta tuulta purjeisiin.
Myös oma tavoite osallistamiselle pitää olla kirkas:
- Mihin asioihin haluan heiltä kommentteja?
- Mitä asioita haluan heidän prosessoivan ja sisäistävän?
- Mitä ratkaisuja haluan ideoida tai jalostaa heidän avullaan?
- Minkä asioiden opettelusta ja kehittämisestä haluan heidän ottavan kokonaisvastuun?
Tiedonvaihdon lisäksi työyhteisöissä tarvitaan fasilitoituja isoja kohtaamisia, joissa keskitytään yhteenkuuluvuuden, keskinäisen luottamuksen ja yhteistyökyvykkyyden kehittämiseen. Luottamus syvenee tunteita herättäviä kysymyksiä kohtaamalla avoimessa ja hyväksyvässä ilmapiirissä. Oman ajattelun ja uskomusten uudistaminen vaatii vuorovaikutusta ja rohkeutta. Se on helpompaa ryhmässä, jossa olen ensin tullut hyväksytyksi ja arvostetuksi. Tällaisissa merkityksellisissä kohtaamisissa luodaan ja uudistetaan yhteistyökulttuuria. Se elää mielissämme pitkälle tulevaan ja läpi etäisyyksien.
Yhteisen sopimisen tarve - mistä nyt on erityisen hyvä sopia
Nyt on hyvä sopia kaikesta siitä, mistä sovittaisiin ilman pandemiaakin. Sen lisäksi tulee sopia niistä asioista, jotka pitää ajatella uudelleen: juuri meille sopivat työn tekemisen tavat, miten varmistamme, että tulemme kaikki nähdyiksi ja kuulluiksi sekä miten kannamme yhteisvastuuta itsestämme, toisistamme, hyvinvoinnista, työsuorituksesta ja tulevaisuudesta. Joskus on hyödyllistä luoda tiimin omia pelisääntöjä, joilla helpotetaan yhteistyötä ja tiedon jakamista. Hyvät uudet rutiinit hioutuvat toimivammiksi käytännön kokeilujen kautta. Arjessa koeteltuja käytäntöjä kannattaakin yhdessä arvioida ja kehittää riittävän usein tässä nopeasti muuttuvassa työelämässä.
Juuriharja osaa ihmiset. Siksi valmennamme pintaa syvemmältä. Kokosimme tähän vinkkejä, joiden avulla voit coachata itseäsi kohti mielekkäämpää työelämää.
Lue verkkosivuiltamme myös organisaatiokulttuurin kehittämisestä ja mittaamisesta.
