Pelko pois, olemme samassa veneessä!
Kuluneen parin vuoden aikana lähes puolet yrityksistä ja 60 prosenttia julkishallinnon organisaatioista on toteuttanut organisaatiomuutoksen.
Muutoksia on ollut aina ja niihin on jo totuttu. Enemmänkin esimiehiä mietityttää muutosten tahti ja ennakoitavuus sekä niistä kertominen. Miten perustella viimeisimmän muutoksen tarpeellisuus henkilöstölle niin, että työnimu säilyy ja muutoksen tavoiteltu tuottavuus saavutetaan?
Kunnan ja valtion organisaatioiden työntekijöistä 80 prosenttia koki omalla työpaikalla tehdyt muutokset hyödyllisinä, 76 % tarpeellisina ja 64% välttämättöminä. Yrityksissä muutoksiin suhtautumistapa oli tätäkin myönteisempää.
Etenkin organisaation kasvuun, uusiin toimintoihin ja vastuun hajottamiseen liittyvät muutokset koettiin työtyytyväisyyttä lisäävinä päinvastoin kuin, vastuun keskittämiseen, toimintojen karsimiseen ja ulkoistamiseen liittyvät organisaatiomuutokset.
Henkilöstö ottaa siis osaamista, tietojen ja taitojen parempaa käyttöä tukevat muutokset hyvin vastaan. Työntekijöistä 40% kokee, että heillä on enemmän tietoja, taitoja ja osaamista kuin mitä he työssään voivat käyttää. (MEADOW 2012-2014, Tekes).
Suurin muutos tuntuu välillä tapahtuvan ihmisten omien korvien sisällä. Muutospuheet herättävät kysymyksen siitä, mitä itse kullekin tapahtuu, kuinka ammatti-identiteetin käy, osaanko, pystynkö ja haluanko olla tässä mukana?
Etenkin esimiehen on syytä selkiyttää oma rooli, tehtävät, asema ja vastuu muutoksessa. Mitä minulta odotetaan, mitkä tavoitteet tulee saavuttaa ja millä aikataululla? Mistä joudun luopumaan kokonaisuuden kannalta ja mitä kenties saan tilalle? Minkälaista johtajuutta minulta odotetaan ja mitkä ovat henkilökohtaiset polttopisteeni, joiden kimppuun on päästävä esimiestyön ja johtamistoiminnan eettisyyden ja laadun varmistamiseksi?
Asioiden johtaminen, luvut, faktat ja ongelmien ratkaisu onnistuvat suomalaiselta johtajalta hyvin. Muutoksessa tarvittava ajan antaminen, henkilöstön kysymyksiin vastaaminen, kokemusten ja huolien kuuleminen sekä ideoiden ja ratkaisujen kysyminen ovat enemmänkin kehittymisen polttopisteessä.
Mikä muutoksessa esimiehiä eniten rassaa? Henkilöstön huoli, puun ja kuoren välissä oleminen, ristiriidat, yllättävät tilanteet, selän takana käytävät keskustelut ja huhut, joita ei pääse oikaisemaan.
Johtajat ja esimiehet kaipaavat muutostukea normaaleihin arkitilanteisiin. Etenkin kollegoilta saatu vertaistuki, yhteiset keskusteluhetket koetaan erityisen tärkeänä. Myös omalta esimieheltä saatavat linjaukset ja perustelut ovat tärkeä tuki arjen muutosjohtamiselle.
Muutoksen kokonaiskuvan ja ajallisen etenemisen hahmottaminen perusteluineen on muutoksen ymmärtämisen ja hyväksymisen kannalta keskeistä kaikille. Muutoksella haettavista hyödyistä ja muutoksen mielekkyydestä tulee keskustella henkilöstön kanssa muulloinkin kuin YT-menettelyjen yhteydessä.
Organisaatiossa tulee varmistaa työyhteisöjen oikeus ja velvollisuus puhua ja tuoda esille omia kokemuksia muutoksesta. Jäsenten kyky kuunnella ja arvostaa toisia sekä valmius tarkistaa omia käsityksiä muutoksen edetessä on tiimin toimivuuden kannalta keskeistä. Johtajalta ja esimieheltä vaaditaan kärsivällisyyttä kuulla ja pidättäytyä omien näkemysten liian voimakkaasta esille tuomisesta.
Kyse on rohkeudesta kohdata muutokseen liittyvät tunteet, pelko, huoli, suru jopa viha, sekä hyödyntää tunteisiin liittyvä energia muutoksen edistämisessä. Ryhmässä tunteita on hyvä tarkastella voimavarojen ja vahvuuksien kautta. Jokaisesta työyhteisöstä löytyy onnistumisen kokemuksia, positiivisia tapahtumia, jotka arjessa jäävät vähälle huomiolle. Etenkin hajaantuvissa ja hajoavissa työyhteisöissä yhteiset muistelot, leikkimieliset hautajaiset, joissa käydään läpi työyhteisön myyttiset hahmot, tarinat, riitit ja rituaalit mahdollistavat irti päästämisen ja uusien tiimien rakentamisen.
Myös henkilökohtaisella tasolla tunteet tulee käsitellä, jotta vanhasta päästään eteenpäin uutta kohti. Välillä on tarpeellista keskustella negatiivisten tunteiden ilmaisemisen rajoista. Lattean ilmapiirin vaikutus mielialaan ja työn tuottavuuteen on tunnistettava, jotta jokainen voi miettiä mitä voi tehdä oman ja toisen hyvinvoinnin eteen. Huutoäänestyksellä ei päästä eteenpäin, eikä se saa vaikuttaa päätöksentekoon.
Jokainen tuntee työnsä kuin taskunsa. Asioiden pyörittelyn sijasta, käytännön asiat ja kysymykset kiinnostavat. Muutoksen toteuttamiseen tulee osallistaa kaikki. Organisaation eri muutosryhmissä on huomioitava tarpeellinen osaaminen sekä innostuneet muutoksen onnistumiseen uskovat vetäjät ja tekijät. Heihin tulee luottaa, heiltä saa konkreettia tietoa muutoksen etenemisestä..
Asenne ratkaisee aina
Muutoksessa on kyse uuden oppimisesta ja paremman maailman rakentamisesta. Miettikää yhdessä visioita, tulevaisuuden toteuttamisen eri näkökulmia, mahdollisuuksia, uusia palveluita, toimintatapoja, järjestelmiä ja laitteita, tiloja, uudenlaista toimintakulttuuria. Mitä uutta haluatte luoda ja mistä haluatte totisesti luopua?
Vasta teot tekevät puheista, toiveista ja ajatuksista totta. Lojalisuus itseä ja muita kohtaan on tärkeätä. Miten linjakkaasti voit toimia kiperissäkin tilanteissa lipsumatta hyvää tahtoa ja ymmärrystä osoittaen sekä avoimena pysyen? Olemme samassa veneessä. Henkilökohtaisen ja tiimin muutoksen johtaminen edellyttää rohkeutta mutta myös oivallusta ja luottamusta toiminnan uudistamiseen tekojen kautta, me osaamme, me pystymme, me kykenemme, jos vain tahdomme.
Tarkenna vielä omaa polttopistettäsi ja rakenna itsellesi smartit tavoitteet, konkreetit ja selkeät, mitattavat ja saavutettavissa olevat, osuvat ja aikaan sidotut. Silloin tiedät mitä teet tänään, huomenna ja ensi viikolla ja kuinka olet parempi sekä itsellesi että henkilöstöllesi.
Keep on! Muutosvyöry jatkuu. Nähdään se oppimisen ja paremman maailman rakentamisen paikkana.
