Wielu naszych klientów to firmy, które dynamicznie się rozwijają i zbliżają do progu 50 zatrudnionych. To czas kiedy przygotowujemy dla firm zasady zgodności zgodną z kulturą organizacyjną. Te jest również czas dla tych dynamicznie rosnących organizacji na wdrożenie istotnych obowiązków prawnych, jak np. konieczność wdrożenia zgodnego z ustawą systemu ochrony sygnalistów.
Przekroczenie progu 50 pracowników oznacza konkretne wymogi
Każda firma, która zatrudnia co najmniej 50 osób (bez względu na formę zatrudnienia — umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, kontrakty B2B), musi wdrożyć pełny system ochrony sygnalistów. Nie wystarczy już symboliczna „skrzynka na sugestie”. Nowe przepisy wymagają formalnego i skutecznego podejścia.
Oznacza to m.in.:
- zapewnienie bezpiecznego i anonimowego kanału zgłaszania nieprawidłowości,
- wskazanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń,
- przyjęcie polityki ochrony sygnalistów i jasnego zakazu działań odwetowych,
- zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO,
- terminowe rozpatrywanie zgłoszeń,
- a także możliwość wdrożenia systemu.
Dlaczego warto działać z wyprzedzeniem?
Ustawa już obowiązuje i jej rewizja następuje w lipcu i styczniu każdego roku. Brak wdrożenia naraża osoby odpowiedzialne na grzywnę do 5000 zł, a w skrajnych przypadkach także na odpowiedzialność karną. Ryzyko wizerunkowe jest równie istotne: jeśli firma nie udostępni skutecznego kanału zgłaszania, sygnaliści mogą pójść do mediów, organizacji takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich i innych rządowych instytucji.
System ochrony sygnalistów to nie tylko compliance. To także realne korzyści dla organizacji. Jego sama obecność nie tylko skutecznie zniechęca do nadużyć, ale pozwala rozwiązywać problemy wewnętrznie, bez udziału zewnętrznych instytucji. Umożliwia wczesne wychwycenie i eliminację nieprawidłowości co redukuje straty finansowe.
Jak skutecznie wdrożyć system ochrony sygnalistów?
Rekomendujemy podejście proste i sprawdzone. Przede wszystkim — warto zaangażować do przygotowań osoby z różnych działów w tym z HR, compliance i innychmenedżerów. To zwiększa dopasowanie procedur do realnych potrzeb firmy oraz buduje większe zaufanie wśród pracowników.
Kluczowym elementem jest wdrożenie prostego i wygodnego w obsłudze kanału zgłoszeń. W Juuriharja od lat wdrażamy u naszych klientów system First Whistle, który idealnie odpowiada na potrzeby firm dynamicznie rosnących. To rozwiązanie, które działa równie dobrze w firmach 50-osobowych, jak i w dużych, kilkusetosobowych organizacjach.
Skuteczny system to nie tylko technologia.
Kluczowe jest również budowanie zaufania. Dlatego w ramach wdrożenia rekomendujemy przemyślaną komunikację, szkolenia dla pracowników oraz realne reagowanie na zgłoszenia. Dobre praktyki pokazują, że prostota i transparentność procedur sprawdzają się znacznie lepiej niż skomplikowane mechanizmy.
Jeśli Twoja firma właśnie zbliża się do 50 pracowników lub niedawno ten próg przekroczyła — to najlepszy moment, by wdrożyć system ochrony sygnalistów w sposób przemyślany i wartościowy. Nie warto czekać do chwili kontroli — odpowiednio przygotowany i wdrożony system przynosi nie tylko zgodność z przepisami, ale też konkretne korzyści biznesowe.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej — zapraszamy do kontaktu.
Na co dzień pomagamy firmom skutecznie i sprawnie wdrażać systemy ochrony sygnalistów i chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem.
👉 Umów się na konsultację przed audytem lub pobierz naszą checklistę, aby upewnić się, że spełniasz wymagania i jesteś gotowy na 1 lipca.
Praktyczna checklista zgodności systemu sygnalizowania, którą możesz wykorzystać do:
- Oceny gotowości wewnętrznej
- Przygotowania do kontroli organów nadzoru (np. PIP, UODO, KNF, GIOŚ itd.)
- Wykazania zgodności z polską ustawą o ochronie sygnalistów oraz dyrektywą UE (UE)
Nie czekaj na kontrolę – bądź gotowy, zabezpiecz się i działaj zgodnie z prawem.
Czekamy na kontakt!
Alan Arent
