Mechanizmy sygnalizowania naruszeń nie są już opcjonalne. Stanowią one kluczową infrastrukturę prawną na mocy prawa polskiego i unijnego oraz są niezbędne do zapobiegania i łagodzenia ryzyk w kluczowych obszarach regulacyjnych. Aby zapewnić zgodność organizacyjną i zapobiec eskalacji ukrytych naruszeń, organy oceniają nie tylko istnienie systemów zgłaszania nieprawidłowości, ale również ich skuteczność.
Kluczowe elementy kontroli audytowej, które mogą zostać ocenione
- Czy organizacja posiada pisemną politykę sygnalizowania nieprawidłowości?
- Czy dostępne są anonimowe i poufne kanały zgłaszania?
- Czy istnieją dowody szkoleń i komunikacji z personelem?
- Czy zgłoszenia są rejestrowane i rozpatrywane w ustawowych terminach?
- Czy istnieje gwarancja braku działań odwetowych i czy była ona egzekwowana?
Wraz ze zbliżającym się środkiem roku nadchodzi istotny moment w kalendarzu zgodności korporacyjnej: 1 lipca rozpoczyna się półroczne okno audytów zgodności w Polsce. Dla wielu firm oznacza to nie tylko kontrolę finansów, lecz także praktyk prawnych, operacyjnych i regulacyjnych.
To nie tylko kwestia „odhaczenia” wymogów – chodzi o wykazanie, że organizacja działa zgodnie z przepisami, proaktywnie i jest gotowa na zarządzanie ryzykami regulacyjnymi z pełnym przekonaniem.
Czego dotyczy audyt 1 lipca?
Choć dokładny zakres może się różnić w zależności od sektora, spodziewane jest, że organy takie jak PIP, GIOŚ, UODO, KNF i inne skoncentrują się na kilku podstawowych obszarach:
- Zgodność z prawem pracy (umowy, czas pracy, BHP)
- Sprawozdawczość środowiskowa i pozwolenia
- Ochrona danych osobowych i zgodność z RODO
- Środki antykorupcyjne i procedury sygnalizowania nieprawidłowości
- Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów (obowiązkowe dla podmiotów zatrudniających 50+ pracowników lub działających w sektorach wysokiego ryzyka)
- Ujawnienia finansowe i zgodność z ESG dla większych podmiotów
Jednym z priorytetów, który szybko zyskuje na znaczeniu, jest weryfikacja, czy firmy posiadają funkcjonujące, poufne i zgodne z przepisami wewnętrzne systemy sygnalizowania nieprawidłowości – jak wymagają tego zarówno dyrektywa UE 2019/1937, jak i nowa polska ustawa o ochronie sygnalistów.
Ryzyko braku działania
Brak zgodności może prowadzić do:
- Kar finansowych
- Sankcji ze strony organów nadzoru
- Utraty reputacji
- Nawet odpowiedzialności prawnej kadry zarządzającej i członków zarządu
Jeśli nie masz stuprocentowej pewności co do statusu zgodności – szczególnie w zakresie polityk wewnętrznych i procedur sygnalizowania – teraz jest czas na działanie.
Co należy zrobić już teraz
Aby przygotować się do przeglądu 1 lipca, każda firma powinna:
- Przejrzeć wewnętrzne procedury i dokumentację
- Upewnić się, że systemy sygnalizowania są wdrożone i działają
- Przeszkolić pracowników i kadrę zarządzającą z procedur zgodności
- Zweryfikować, czy rejestry ryzyka i ewidencje przetwarzania danych są aktualne
- Przeprowadzić audyt wewnętrzny lub wstępną kontrolę
Nie wiesz, od czego zacząć? Tu wchodzimy my. Pomożemy Ci zapewnić zgodność – zanim będzie za późno.
Wspieramy organizacje z różnych branż w przygotowaniach do kontroli regulacyjnych z pełnym przekonaniem. Nasze usługi obejmują:
- Przeglądy gotowości do zgodności
- Dostosowane systemy sygnalizowania (zgodne z dyrektywą UE i prawem polskim)
- Wsparcie w audytach wewnętrznych
- Plany szkoleń i komunikacji
- Mapowanie ryzyk specyficznych dla sektora
Czasu jest niewiele, ale wciąż możemy pomóc Ci się przygotować.
👉 Umów się na konsultację przed audytem lub pobierz naszą checklistę, aby upewnić się, że spełniasz wymagania i jesteś gotowy na 1 lipca.
Praktyczna checklista zgodności systemu sygnalizowania, którą możesz wykorzystać do:
- Oceny gotowości wewnętrznej
- Przygotowania do kontroli organów nadzoru (np. PIP, UODO, KNF, GIOŚ itd.)
- Wykazania zgodności z polską ustawą o ochronie sygnalistów oraz dyrektywą UE (UE)
Nie czekaj na kontrolę – bądź gotowy, zabezpiecz się i działaj zgodnie z prawem.
Załatwmy to przed 1 lipca. Czekamy na kontakt!
Alan Arent
