Od lipca 2025 roku wdrożenie systemu ochrony sygnalistów stało się obowiązkiem dla kolejnych pracodawców w Polsce. Dla firm, które dołączyły do grona zatrudniających powyżej 50 osób nie jest to już kwestia dobrej praktyki, ale wymóg ustawowy. Warto jednak pamiętać, że skuteczny i zgodny z prawem system zgłoszeń to nie tylko kwestia wewnętrznej organizacji – to także obszar ściśle powiązany z ochroną danych osobowych na gruncie RODO.
System dla sygnalistów opiera się na przetwarzaniu danych – często wrażliwych, dotyczących zarówno osoby dokonującej zgłoszenia, jak i osób wskazanych w zgłoszeniu. Administrator danych (czyli najczęściej pracodawca) musi zagwarantować zgodność przetwarzania z RODO – w tym legalność, rzetelność, celowość, ograniczenie zakresu i czasu przechowywania. Obowiązek informacyjny wobec osoby zgłaszającej może być ograniczony ze względu na potrzebę zachowania poufności – ale musi to wynikać z analizy ryzyka i podstawy prawnej. Z kolei osoba, której dotyczy zgłoszenie, musi zostać poinformowana o wszczęciu postępowania, o ile nie zagraża to przebiegowi procedury. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.
Nie bez znaczenia jest także forma obsługi kanału zgłoszeń. W przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców (np. firm technologicznych lub kancelarii), konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych. W praktyce, kanały zgłoszeń powinny być projektowane w taki sposób, aby ograniczać zakres pozyskiwanych danych – to tzw. zasada minimalizacji – oraz wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych (np. pseudonimizacja, szyfrowanie, kontrola dostępu).
Systemy dla sygnalistów mają jednak znacznie szersze znaczenie niż tylko reagowanie na incydenty. Ich rola jest systemowa – stanowią wczesny mechanizm ostrzegawczy dla kluczowych obszarów zgodności w firmie. Z punktu widzenia organów nadzorczych – od Państwowej Inspekcji Pracy po UODO i KNF – prawidłowo wdrożony system sygnalistów może zapobiegać naruszeniom, zanim dojdzie do kontroli lub publicznej ekspozycji.
Przykłady mówią same za siebie:
- Inspekcja pracy (PIP): zgłoszenia dotyczące mobbingu, łamania prawa pracy, nielegalnego zatrudnienia.
- GIOŚ: sygnały o nielegalnym składowaniu odpadów lub przekroczeniu norm emisji.
- UODO: wewnętrzne zgłoszenia naruszeń RODO zanim trafią do mediów lub organu.
- UOKiK: pierwsze sygnały o zmowach cenowych lub nadużyciach rynkowych.
- KNF: ostrzeżenia o nieprawidłowościach w AML, manipulacjach rynkowych lub nadużyciach finansowych.
Z tego względu inspektorzy – niezależnie od obszaru działania – coraz częściej postrzegają systemy zgłoszeń nie jako narzędzie reakcji, ale jako element kultury zgodności i profilaktyki naruszeń. W praktyce oznacza to, że brak wdrożonego systemu lub jego pozorność może być traktowany jako czynnik ryzyka przy planowaniu kontroli.
Wnioski? Ochrona sygnalistów i ochrona danych osobowych to dziś nierozłączne elementy zarządzania ryzykiem prawnym i reputacyjnym. Firmy, które podejdą do tego kompleksowo, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, ale też przewagę w oczach pracowników, partnerów i instytucji.
Zacznij działać teraz
Zbuduj kulturę etyczną i zaufanie w zespole.
Sprawdź nasz poradnik albo umów demo First Whistle – pokażemy Ci, jak działa system i co trzeba zrobić, by spełnić wymagania ustawy.
📅 Zarezerwuj spotkanie tutaj.
📄 Pobierz poradnik o wdrażaniu kanału zgłoszeniowego
