Pierwszy audyt przepisów o sygnalistach już 1 lipca w Polsce: o czym warto pamiętać?

Mechanizmy sygnalizowania naruszeń nie są już opcjonalne. Stanowią one kluczową infrastrukturę prawną na mocy prawa polskiego i unijnego oraz są niezbędne do zapobiegania i łagodzenia ryzyk w kluczowych obszarach regulacyjnych. Aby zapewnić zgodność organizacyjną i zapobiec eskalacji ukrytych naruszeń, organy oceniają nie tylko istnienie systemów zgłaszania nieprawidłowości, ale również ich skuteczność.

Kluczowe elementy kontroli audytowej, które mogą zostać ocenione

• Czy organizacja posiada pisemną politykę sygnalizowania nieprawidłowości?
• Czy dostępne są anonimowe i poufne kanały zgłaszania?
• Czy istnieją dowody szkoleń i komunikacji z personelem?
• Czy zgłoszenia są rejestrowane i rozpatrywane w ustawowych terminach?
• Czy istnieje gwarancja braku działań odwetowych i czy była ona egzekwowana?

Wraz ze zbliżającym się środkiem roku nadchodzi istotny moment w kalendarzu zgodności korporacyjnej: 1 lipca rozpoczyna się półroczne okno audytów zgodności w Polsce. Dla wielu firm oznacza to nie tylko kontrolę finansów, lecz także praktyk prawnych, operacyjnych i regulacyjnych.

To nie tylko kwestia „odhaczenia” wymogów – chodzi o wykazanie, że organizacja działa zgodnie z przepisami, proaktywnie i jest gotowa na zarządzanie ryzykami regulacyjnymi z pełnym przekonaniem.

Czego dotyczy audyt 1 lipca?

Choć dokładny zakres może się różnić w zależności od sektora, spodziewane jest, że organy takie jak PIP, GIOŚ, UODO, KNF i inne skoncentrują się na kilku podstawowych obszarach:

• Zgodność z prawem pracy (umowy, czas pracy, BHP)
• Sprawozdawczość środowiskowa i pozwolenia
• Ochrona danych osobowych i zgodność z RODO
• Środki antykorupcyjne i procedury sygnalizowania nieprawidłowości
• Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów (obowiązkowe dla podmiotów zatrudniających 50+ pracowników lub działających w sektorach wysokiego ryzyka)
• Ujawnienia finansowe i zgodność z ESG dla większych podmiotów

Jednym z priorytetów, który szybko zyskuje na znaczeniu, jest weryfikacja, czy firmy posiadają funkcjonujące, poufne i zgodne z przepisami wewnętrzne systemy sygnalizowania nieprawidłowości – jak wymagają tego zarówno dyrektywa UE 2019/1937, jak i nowa polska ustawa o ochronie sygnalistów.

Ryzyko braku działania

Brak zgodności może prowadzić do:

• Kar finansowych
• Sankcji ze strony organów nadzoru
• Utraty reputacji
• Nawet odpowiedzialności prawnej kadry zarządzającej i członków zarządu

Jeśli nie masz stuprocentowej pewności co do statusu zgodności – szczególnie w zakresie polityk wewnętrznych i procedur sygnalizowania – teraz jest czas na działanie.

Co należy zrobić już teraz

Aby przygotować się do przeglądu 1 lipca, każda firma powinna:

• Przejrzeć wewnętrzne procedury i dokumentację
• Upewnić się, że systemy sygnalizowania są wdrożone i działają
• Przeszkolić pracowników i kadrę zarządzającą z procedur zgodności
• Zweryfikować, czy rejestry ryzyka i ewidencje przetwarzania danych są aktualne
• Przeprowadzić audyt wewnętrzny lub wstępną kontrolę

Nie wiesz, od czego zacząć? Tu wchodzimy my. Pomożemy Ci zapewnić zgodność – zanim będzie za późno.

Wspieramy organizacje z różnych branż w przygotowaniach do kontroli regulacyjnych z pełnym przekonaniem. Nasze usługi obejmują:

• Przeglądy gotowości do zgodności
• Dostosowane systemy sygnalizowania (zgodne z dyrektywą UE i prawem polskim)
• Wsparcie w audytach wewnętrznych
• Plany szkoleń i komunikacji
• Mapowanie ryzyk specyficznych dla sektora

Czasu jest niewiele, ale wciąż możemy pomóc Ci się przygotować.

👉 Umów się na konsultację przed audytem lub pobierz naszą checklistę, aby upewnić się, że spełniasz wymagania i jesteś gotowy na 1 lipca.

Praktyczna checklista zgodności systemu sygnalizowania, którą możesz wykorzystać do:

• Oceny gotowości wewnętrznej
• Przygotowania do kontroli organów nadzoru (np. PIP, UODO, KNF, GIOŚ itd.)
• Wykazania zgodności z polską ustawą o ochronie sygnalistów oraz dyrektywą UE (UE)

Nie czekaj na kontrolę – bądź gotowy, zabezpiecz się i działaj zgodnie z prawem.

Załatwmy to przed 1 lipca. Czekamy na kontakt!
Alan Arent