Zapobieganie i zarządzanie ryzykiem etycznym – co może zrobić polska firma?

 W niektórych organizacjach zapobieganie nadużyciom to oczywisty element zarządzania ryzykiem. Inne zaczynają się tym interesować dopiero wtedy, gdy dochodzi do poważnych problemów. Tymczasem warto pamiętać: identyfikacja zagrożeń i działania prewencyjne są nie tylko skuteczniejsze, ale też znacznie tańsze niż naprawianie szkód.

W wielu przypadkach straty mogą sparaliżować firmę operacyjnie, nadszarpnąć zaufanie pracowników, partnerów i klientów, a reputację odbudowuje się przez lata.

Nadużycia to często efekt systemu – nie tylko „złego pracownika”

Nieetyczne działania mogą mieć różne źródła. W dynamicznie rozwijającej się firmie członkowie zespołu są często silnie skoncentrowani na wynikach – mają dużo swobody i presji, co może sprzyjać pokusie działania „na skróty”. Z kolei w organizacji pogrążonej w stagnacji, napięcie i frustracja mogą ujawniać się w formie sabotażu czy kradzieży danych.

Wysoka presja na wyniki, brak jasnych zasad lub przyzwolenie na „drobne odstępstwa od reguł” – wszystko to sprzyja przekraczaniu granic. Jeśli nie towarzyszy temu przestrzeń do otwartej rozmowy i brak jest procedur, ryzyko narasta z tygodnia na tydzień.

Nie wystarczy przeszkolić winnego lub go zwolnić. Kluczowe pytanie brzmi: dlaczego system pozwolił na takie działanie i co trzeba zmienić, aby nie doszło do powtórki?

Zgłaszać nieprawidłowości – czy to się opłaca?

Dla wielu osób to bardzo trudna decyzja. Pojawia się obawa przed utratą pracy, stygmatyzacją czy brakiem wsparcia. I rzeczywiście — bez jasnych procedur i kanału zgłoszeń, sygnaliści są często narażeni na odwet.

Nowe przepisy (ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie  w czerwcu 2024.) mają to zmienić. Pracodawca nie tylko musi wdrożyć bezpieczny kanał zgłoszeń, ale też zapewnić ochronę przed działaniami odwetowymi.

Warto pamiętać: jeśli sygnalista nie znajdzie zrozumienia w firmie, może zwrócić się do mediów, RPO lub organów ścigania. Ryzyko dla organizacji rośnie – zarówno prawne, jak i wizerunkowe.

Jak zgłosić nieprawidłowości? A jak nie powinno to wyglądać?

Profesjonalny i anonimowy kanał zgłoszeń, obsługiwany przez niezależnego operatora, to dziś standard w każdej większej organizacji. Każdego roku w styczniu i lipcu staje się to obowiązkiem dla firm zatrudniających 50 osób i więcej – niezależnie od formy zatrudnienia.

Tymczasem wiele firm nadal polega na „domowych” metodach:

• wrzucaniu anonimowych kartek pod drzwi,
• tworzeniu adresów e-mail specjalnie na zgłoszenia,
• pisaniu SMS-ów z kart prepaid.

To nie jest rozwiązanie. To sygnał, że firma nie traktuje sprawy poważnie. Brak procedur nie tylko naraża organizację na straty – zniechęca też pracowników do reagowania na nieprawidłowości.

Co powinien zrobić zarząd i osoby odpowiedzialne?

Dla każdej firmy to dobry moment, aby:

• upewnić się, że istnieje bezpieczny, zgodny z prawem kanał zgłoszeń,
• przeszkolić osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń,
• poinformować wszystkich pracowników o ich prawach i ochronie,
• odświeżyć i urealnić zasady etyki (Code of Conduct) — tak, aby były zrozumiałe i użyteczne,
• potraktować system whistleblowingowy nie jako obowiązek, ale jako element kultury organizacyjnej.

Jak działa First Whistle?

First Whistle to nasz kanał zgłoszeniowy opracowany w Juuriharja. Jest:

• zgodny z dyrektywą UE i ustawą,
• bezpieczny i anonimowy,
• łatwy do wdrożenia nawet w średnich firmach (nie wymaga dużego IT),
• z pełną kontrolą dostępu i gotowym rejestrem zgłoszeń,
• wspierany szkoleniami i materiałami informacyjnymi.

Zacznij działać teraz

Zbuduj kulturę etyczną i zaufanie w zespole.
Sprawdź nasz poradnik albo umów demo First Whistle – pokażemy Ci, jak działa system i co trzeba zrobić, by spełnić wymagania ustawy.

📅 Zarezerwuj spotkanie tutaj.

📄 Pobierz poradnik o wdrażaniu kanału zgłoszeniowego