Ignorowanie ochrony sygnalistów może prowadzić do kryzysu

Dla wielu firm ochrona sygnalistów to jedynie kolejny wymóg rządu - coś, co trzeba odhaczyć na liście. Polscy przedsiębiorcy nie są świadomi, że zaniedbanie tego tematu lub wdrożenie nieskutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości, mogą nieść za sobą znacznie poważniejsze konsekwencje niż kara pieniężna. Mogą prowadzić do utraty zaufania wewnątrz organizacji, dobrej reputacji a nawet ogromnych strat finansowych. Choć polska ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie we wrześniu 2024 roku, wiele firm wciąż nie rozumie, na czym polega realne przestrzeganie tych przepisów.

Analizując przypadki zgłaszania nieprawidłowości, które pojawiły się u naszych sąsiadów z zachodu i Skandynawii, można zauważyć powtarzające się błędy. Dzisiaj przedstawiamy cztery najczęstsze niedopatrzenia i opowiadamy jak można takim błędom zapobiec.

Uwaga: Poniższe przykłady zostały zainspirowane rzeczywistymi przypadkami zgłoszeń sygnalistów, ale zmodyfikowano je w celu zachowania poufności i lepszego zobrazowania kluczowych zagrożeń.

1. Dyrekcja instytucji finansowej uważała, że oddzielna skrzynka e-mailowa zapewnia bezpieczeństwo sygnalistom

Średniej wielkości instytucja finansowa utworzyła dedykowaną skrzynkę e-mailową do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, zakładając, że to wystarczy do spełnienia wymogów prawnych. Do zarządzania zgłoszeniami wyznaczono menedżera HR, a kierownictwo uznało, że firma w pełni wywiązała się ze swoich obowiązków. Jednak zewnętrzny audyt bezpieczeństwa wykazał poważne uchybienia, w tym:

• Ryzyko naruszenia danych – e-maile zawierające wrażliwe zgłoszenia były przechowywane bez szyfrowania, co narażało je na nieautoryzowany dostęp.
• Brak anonimowości – adresy e-mail i dane IP pracowników były widoczne, co oznaczało, że sygnaliści nie mogli liczyć na pełną poufność.
• Wycieki danych – jedno ze zgłoszeń dotyczących nadużyć finansowych zostało przypadkowo przesłane dalej, ujawniając tożsamość sygnalisty i powodując napięcia w firmie.

W rezultacie pracownicy przestali korzystać z systemu, obawiając się odwetu lub niekontrolowanego ujawnienia swoich danych. Kiedy w firmie wybuchł skandal finansowy, organy regulacyjne zażądały wyjaśnień, dlaczego wcześniejsze sygnały zostały zignorowane.

Wnioski

Nieodpowiednie procedury zgłaszania naruszeń nie tylko nie chronią sygnalistów, ale również zwiększają ryzyko dla samej firmy. Zgodnie z polskim prawem firmy muszą:

• Zapewnić bezpieczeństwo danych poprzez szyfrowanie oraz kontrolowany dostęp do systemu zgłaszania naruszeń.
• Gwarantować pełną anonimowość, aby sygnaliści nie byli identyfikowani na podstawie metadanych czy adresów e-mail.
• Zapobiegać wyciekom informacji, które mogłyby prowadzić do utraty reputacji, postępowań regulacyjnych oraz konsekwencji prawnych.

Skrzynka e-mailowa nie spełnia tych wymogów - konieczny jest bezpieczny, dobrze zorganizowany system.

2. Firma produkcyjna ignorowała ostrzeżenia o niebezpieczeństwie, przez które doszło do wypadku

Pracownik fabryki zauważył poważne naruszenia zasad bezpieczeństwa: wadliwy sprzęt, brak środków ochronnych oraz ignorowanie procedur. Firma posiadała system zgłaszania naruszeń, ale:

• Proces raportowania był skomplikowany i niejasny.
• Zgłoszenia trafiały do menedżerów bezpośrednio zaangażowanych w naruszenia.
• Pracownicy bali się odwetu, ponieważ wcześniejsze zgłoszenia prowadziły do zwolnień.

W obawie przed konsekwencjami pracownik postanowił milczeć. Kilka miesięcy później doszło do poważnego wypadku, w którym ucierpiało kilku zatrudnionych. Dochodzenie wykazało, że wcześniejsze ostrzeżenia zostały całkowicie zignorowane. W konsekwencji:

• Firma otrzymała kary finansowe za naruszenie przepisów BHP.
• Wzrosły jej składki ubezpieczeniowe.
• Straciła reputację "bezpiecznego pracodawcy".

Wnioski

Pracownicy muszą mieć możliwość bezpiecznego zgłaszania problemów bez obawy o konsekwencje. Niezależny i przejrzysty system raportowania pozwala firmom reagować, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

3. Sieć detaliczna, której skandal trafił na pierwsze strony gazet

Firma z sektora handlu detalicznego budowała wizerunek etycznego przedsiębiorstwa. W rzeczywistości pracownicy zgłaszali przypadki niewypłaconych wynagrodzeń, nieuczciwych zwolnień i mobbingu.

Mimo, że istniał system zgłaszania nieprawidłowości, pracownicy mu nie ufali, ponieważ był zarządzany przez dział HR, który wcześniej ignorował podobne skargi. Nie mieli też gwarancji ochrony przed odwetem.

W efekcie zwrócili się do dziennikarzy. Po ujawnieniu sprawy klienci zaczęli bojkotować markę, inwestorzy zażądali zmian w zarządzaniu, a firma musiała przeprosić i zrestrukturyzować politykę HR.

Wnioski

Jeśli pracownicy nie ufają systemowi zgłaszania naruszeń, szukają pomocy na zewnątrz - w mediach, u regulatorów lub w internecie. Skuteczny system powinien być niezależny, anonimowy i prosty w użyciu.

4. Firma, która została oskarżona o działania odwetowe – i przegrała w sądzie

Co się wydarzyło?

Pracownik firmy świadczącej usługi IT zauważył nieprawidłowości w obsłudze kontraktów rządowych. Zgłosił swoje obawy za pośrednictwem firmowego systemu dla sygnalistów. Wkrótce po tym został:

• Przeniesiony na niższe stanowisko,
• Wykluczony z kluczowych spotkań i projektów dla klientów,
• Ostatecznie zwolniony z powodu „niskiej efektywności”.
  
  

Pracownik złożył pozew, twierdząc, że padł ofiarą działań odwetowych za dokonane zgłoszenie.

W sądzie firma:

• Nie przedstawiła żadnej dokumentacji wyjaśniającej brak związku zwolnienia sygnalisty z jego wcześniejszym zgłoszeniem,
• Nie miała wdrożonej jasnej polityki zapobieganiu działaniom odwetowym,
• Nie była w stanie udowodnić, że stosowała się do przepisów o ochronie sygnalistów.

Sąd orzekł na korzyść sygnalisty, a firma została zobowiązana do wypłaty odszkodowania i przywrócenia pracownika na pierwotne stanowisko pracy.

Dlaczego zgodność z przepisami jest łatwiejsza niż zarządzanie kryzysem

Jakie wnioski mogą wyciągnąć polskie firmy?

• Ignorowanie zgłoszeń sygnalistów prowadzi do procesów sądowych, strat finansowych i kryzysu reputacyjnego.
• Pracownicy muszą ufać systemowi zgłaszania, inaczej sprawy trafią do organów zewnętrznych lub mediów.
• Dobrze zaprojektowany system ochrony sygnalistów pozwala firmom rozwiązywać problemy, zanim eskalują.

Więcej cennych informacji znajdziesz tutaj: https://www.juuriharja.fi/pl/system-dla-sygnalistow

Zapytaj o ofertę