Pracownicy firm często unikają korzystania z wewnętrzych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, ponieważ uważają, że nie zapewnia im to anonimowości. Dlatego przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem nie tylko wdrożenia zewnętrznych systemów, które obsługiwane są przez osoby trzecie, ale także budowania zaufania do takich narzędzi oraz budowania odpowiedniej kultury wokół whistle-blowingu, czyli zgłaszania nieprawidłowości.
Co więcej, zgodnie z polską ustawą o ochronie sygnalistów, opartą na Dyrektywie UE 2019/1937, pracownicy zgłaszający nieprawidłowości mogą ominąć firmowe procedury i skierować zgłoszenie bezpośrednio do zewnętrznych instytucji. Taka sytuacja nie jest na rękę pracodawcy. Brak odpowiednich mechanizmów może prowadzić do utraty kontroli nad sytuacją i poważnych konsekwencji dla firmy.
Co zrobić, aby zbudować zaufanie pracowników? Jak przekonać potencjalnych sygnalistów do działania?
1. Utwórz bezpieczny i przejrzysty kanał zgłaszania
Zadbaj o profesjonalny system, np. niezależny portal online, który zapewni poufność i profesjonalne podejście do zgłoszeń. To sygnał dla pracowników, że ich obawy są traktowane poważnie.
2. Gwarantuj ochronę przed represjami
Wprowadź jasne zasady, które zapewnią sygnalistom bezpieczeństwo. Podkreśl, że zgłaszanie nieprawidłowości nie prowadzi do degradacji, zwolnień ani innych form represji. Dzielenie się pozytywnymi przykładami skutecznie wzmacnia zaufanie.
3. Przeszkol osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń
Menedżerowie powinni wiedzieć, jak odpowiednio reagować na zgłoszenia. Regularne szkolenia pomagają uniknąć sytuacji, w których obawy pracowników są lekceważone, co mogłoby zaszkodzić systemowi i wizerunkowi firmy.
4. Reaguj szybko i transparentnie
Po otrzymaniu zgłoszenia natychmiast podejmij działania i, w miarę możliwości, informuj pracownika o postępach. Brak reakcji podważa wiarygodność całego systemu.
5. Buduj kulturę otwartości
Organizuj spotkania i warsztaty, które pokażą, że zgłaszanie problemów to akt odpowiedzialności, a nie zdrady. Wzmacnia to zaufanie i zmniejsza barierę przed zgłaszaniem nieprawidłowości.
Dlaczego warto?
Sygnaliści to cenne wsparcie w dbaniu o bezpieczeństwo firmy. Zapewnienie im bezpiecznych kanałów zgłaszania nie tylko pozwala uniknąć zgłoszeń na zewnątrz, ale też wzmacnia fundamenty organizacji i jej zdolność do zarządzania kryzysami.
Chcesz wdrożyć skuteczny system dla sygnalistów? Skontaktuj się z nami!
Zapytaj o ofertę i szczegóły rozwiązania.
