Rok po wejściu w życie polskiej ustawy o ochronie sygnalistów coraz więcej firm zadaje sobie pytanie, kto powinien odpowiadać za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. W wielu przypadkach naturalnym kandydatem wydaje się dział HR. Czy słusznie?
Choć systemy whistleblowingowe funkcjonują już w dużych i średnich organizacjach od kilku lat (np. jako wymóg wynikający z obecności na rynku UE), to dopiero od września 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów formalnie zobowiązała polskie firmy zatrudniające powyżej 50 osób do wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i procedur. To dopiero początek drogi – wiele firm odkrywa, że samo wdrożenie systemu IT to za mało. Potrzebne są również kompetencje, procesy i precyzyjne przypisanie odpowiedzialności.
W wielu organizacjach dział HR naturalnie staje się częścią zespołu obsługującego zgłoszenia. Ma doświadczenie w zarządzaniu poufnością, zna wewnętrzne struktury firmy, ma kompetencje interpersonalne i prowadzi działania prewencyjne.
Jednak ta pozycja może rodzić wątpliwości – czy osoba zgłaszająca będzie czuła się bezpiecznie, kierując sprawę do działu HR, który jest częścią struktury pracodawcy? Czy HR może być odbierany jako obrońca interesów pracodawcy – a nie neutralna strona?
W praktyce sprawdza się podejście, w którym HR nie jest jedynym właścicielem procesu, ale jego częścią – np. koordynuje procesy, szkoli pracowników, wspiera komunikację, ale kluczowe decyzje podejmowane są wspólnie z działem compliance lub osobami odpowiedzialnymi za zgodność.
HR ma realny wpływ na to, jak postrzegany jest kanał zgłoszeń. Jeśli proces komunikowany jest jako forma „donosicielstwa”, trudno liczyć na zaufanie i realne zgłoszenia. Jeśli jednak HR zadba o narrację opartą na wartościach, kulturze bezpieczeństwa i gotowości do słuchania – kanał może stać się narzędziem realnego rozwoju organizacji.
To HR często odpowiada za wdrożenie wartości, standardów etycznych i onboarding – również w tym kontekście jego rola przy obsłudze sygnalistów może być nie do przecenienia.
Tu pojawia się ryzyko konfliktu interesów. Jeśli zgłoszenie dotyczy działań pracownika HR – ten dział nie powinien uczestniczyć w obsłudze sprawy. Dlatego tak istotne jest budowanie zespołu, który będzie zróżnicowany, odporny na naciski i elastyczny w rotowaniu ról.
Wiele organizacji tworzy 3–4-osobowe zespoły, w których znajdują się przedstawiciele HR, compliance, działu prawnego czy nawet IT (jeśli sprawa ma wymiar technologiczny). Kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia mogła w razie potrzeby przekazać je dalej – zgodnie z wcześniej ustalonym schematem.
Ustawa o ochronie sygnalistów (i implementowana przez nią dyrektywa UE) obejmuje znacznie więcej niż tylko relacje pracownicze. Przypadki zgłaszane przez sygnalistów mogą dotyczyć np.:
zamówień publicznych,
bezpieczeństwa produktów,
ochrony środowiska,
danych osobowych,
łamania przepisów konkurencji,
prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
cyberbezpieczeństwa.
Czy dział HR posiada kompetencje, aby ocenić ryzyko w tych obszarach? Często – nie. Dlatego warto rozszerzyć zespół obsługujący sygnalistów o osoby z innych działów lub zewnętrznych ekspertów – w zależności od charakteru zgłoszenia.
Dodatkowo należy pamiętać, że zgłaszający zyskuje ochronę, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłasza nieprawidłowość – a nie tylko wtedy, gdy faktycznie doszło do złamania przepisów. To oznacza, że ocena zgłoszenia nie może być powierzchowna.
Kluczem do budowy zaufania do kanału zgłoszeń jest jego wiarygodność, przejrzystość i możliwość audytu. Rolą działu HR może być:
przypominanie o zasadzie poufności i szkolenie kadry,
wsparcie w komunikacji z pracownikami,
udział w ustalaniu działań następczych (jeśli sprawa dotyczy relacji lub procedur pracowniczych).
Ale jednocześnie warto pozostawić odpowiedzialność za cały proces poza strukturą HR – tak, aby uniknąć ryzyka zarzutów o konflikt interesów czy brak niezależności.
Systemy takie jak First Whistle, działające w modelu zewnętrznego kanału zgłoszeń, pozwalają zorganizować proces w sposób zgodny z wymogami prawa i dają możliwość jasnego podziału ról: kto odbiera zgłoszenia, kto podejmuje decyzje, kto zamyka sprawę i kto komunikuje się z sygnalistą.
Nie ma jednego idealnego modelu. HR może być sercem procesu, jego twarzą lub tylko wsparciem – ale musi to wynikać z klarownych ustaleń i analizy ryzyk. To, jaką funkcję pełni HR, powinno być opisane w procedurze, zatwierdzone przez zarząd i zakomunikowane całej organizacji.
Najlepsze organizacje nie pytają „czy HR?”, tylko „jak wspólnie z HR zbudować skuteczny, bezpieczny i zgodny z prawem system dla sygnalistów”.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak zorganizować proces zgłoszeń i podział ról w Twojej organizacji — zapraszamy do kontaktu.
📅 Zarezerwuj spotkanie tutaj.