Rok po wejściu w życie polskiej ustawy o ochronie sygnalistów coraz więcej firm zadaje sobie pytanie, kto powinien odpowiadać za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. W wielu przypadkach naturalnym kandydatem wydaje się dział HR. Czy słusznie?
Choć systemy whistleblowingowe funkcjonują już w dużych i średnich organizacjach od kilku lat (np. jako wymóg wynikający z obecności na rynku UE), to dopiero od września 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów formalnie zobowiązała polskie firmy zatrudniające powyżej 50 osób do wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i procedur. To dopiero początek drogi – wiele firm odkrywa, że samo wdrożenie systemu IT to za mało. Potrzebne są również kompetencje, procesy i precyzyjne przypisanie odpowiedzialności.
1. HR jako funkcja wspierająca czy niezależna?
W wielu organizacjach dział HR naturalnie staje się częścią zespołu obsługującego zgłoszenia. Ma doświadczenie w zarządzaniu poufnością, zna wewnętrzne struktury firmy, ma kompetencje interpersonalne i prowadzi działania prewencyjne.
Jednak ta pozycja może rodzić wątpliwości – czy osoba zgłaszająca będzie czuła się bezpiecznie, kierując sprawę do działu HR, który jest częścią struktury pracodawcy? Czy HR może być odbierany jako obrońca interesów pracodawcy – a nie neutralna strona?
W praktyce sprawdza się podejście, w którym HR nie jest jedynym właścicielem procesu, ale jego częścią – np. koordynuje procesy, szkoli pracowników, wspiera komunikację, ale kluczowe decyzje podejmowane są wspólnie z działem compliance lub osobami odpowiedzialnymi za zgodność.
2. Wpływ działu HR na kulturę organizacyjną
HR ma realny wpływ na to, jak postrzegany jest kanał zgłoszeń. Jeśli proces komunikowany jest jako forma „donosicielstwa”, trudno liczyć na zaufanie i realne zgłoszenia. Jeśli jednak HR zadba o narrację opartą na wartościach, kulturze bezpieczeństwa i gotowości do słuchania – kanał może stać się narzędziem realnego rozwoju organizacji.
To HR często odpowiada za wdrożenie wartości, standardów etycznych i onboarding – również w tym kontekście jego rola przy obsłudze sygnalistów może być nie do przecenienia.
3. A jeśli zgłoszenie dotyczy HR?
Tu pojawia się ryzyko konfliktu interesów. Jeśli zgłoszenie dotyczy działań pracownika HR – ten dział nie powinien uczestniczyć w obsłudze sprawy. Dlatego tak istotne jest budowanie zespołu, który będzie zróżnicowany, odporny na naciski i elastyczny w rotowaniu ról.
Wiele organizacji tworzy 3–4-osobowe zespoły, w których znajdują się przedstawiciele HR, compliance, działu prawnego czy nawet IT (jeśli sprawa ma wymiar technologiczny). Kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia mogła w razie potrzeby przekazać je dalej – zgodnie z wcześniej ustalonym schematem.
4. Rola HR w kontekście kompetencji i zakresu spraw
Ustawa o ochronie sygnalistów (i implementowana przez nią dyrektywa UE) obejmuje znacznie więcej niż tylko relacje pracownicze. Przypadki zgłaszane przez sygnalistów mogą dotyczyć np.:
-
zamówień publicznych,
-
bezpieczeństwa produktów,
-
ochrony środowiska,
-
danych osobowych,
-
łamania przepisów konkurencji,
-
prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
-
cyberbezpieczeństwa.
Czy dział HR posiada kompetencje, aby ocenić ryzyko w tych obszarach? Często – nie. Dlatego warto rozszerzyć zespół obsługujący sygnalistów o osoby z innych działów lub zewnętrznych ekspertów – w zależności od charakteru zgłoszenia.
Dodatkowo należy pamiętać, że zgłaszający zyskuje ochronę, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłasza nieprawidłowość – a nie tylko wtedy, gdy faktycznie doszło do złamania przepisów. To oznacza, że ocena zgłoszenia nie może być powierzchowna.
5. Niezależność i odpowiedzialność
Kluczem do budowy zaufania do kanału zgłoszeń jest jego wiarygodność, przejrzystość i możliwość audytu. Rolą działu HR może być:
-
przypominanie o zasadzie poufności i szkolenie kadry,
-
wsparcie w komunikacji z pracownikami,
-
udział w ustalaniu działań następczych (jeśli sprawa dotyczy relacji lub procedur pracowniczych).
Ale jednocześnie warto pozostawić odpowiedzialność za cały proces poza strukturą HR – tak, aby uniknąć ryzyka zarzutów o konflikt interesów czy brak niezależności.
Systemy takie jak First Whistle, działające w modelu zewnętrznego kanału zgłoszeń, pozwalają zorganizować proces w sposób zgodny z wymogami prawa i dają możliwość jasnego podziału ról: kto odbiera zgłoszenia, kto podejmuje decyzje, kto zamyka sprawę i kto komunikuje się z sygnalistą.
Podsumowanie: rola HR – ważna, ale nie jedyna
Nie ma jednego idealnego modelu. HR może być sercem procesu, jego twarzą lub tylko wsparciem – ale musi to wynikać z klarownych ustaleń i analizy ryzyk. To, jaką funkcję pełni HR, powinno być opisane w procedurze, zatwierdzone przez zarząd i zakomunikowane całej organizacji.
Najlepsze organizacje nie pytają „czy HR?”, tylko „jak wspólnie z HR zbudować skuteczny, bezpieczny i zgodny z prawem system dla sygnalistów”.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak zorganizować proces zgłoszeń i podział ról w Twojej organizacji — zapraszamy do kontaktu.
📅 Zarezerwuj spotkanie tutaj.
